Organisation d’un événement

La lieutenante-gouverneure assiste à des centaines de cérémonies, de célébrations et d’événements spéciaux partout dans la province. Par conséquent, la planification de l’agenda de la lieutenante-gouverneure a lieu plusieurs semaines à l’avance.

Pour inviter la lieutenante-gouverneure à un événement, une lettre d’invitation protocolaire est requise.

Cette lettre doit comprendre les renseignements suivants :

  • présentation de l’événement ou de l’organisation;
  • date et heure de l’événement (et si elles sont flexibles);
  • renseignements sur le lieu de la tenue de l’événement ou précision que vous demandez que l’événement ait lieu à la résidence de la lieutenante-gouverneure;
  • le nombre d’invités attendus;
  • le rôle de la lieutenante-gouverneure, par exemple, remise de prix, brèves remarques, etc.;
  • nom personne-ressource et numéro de téléphone.

Si vous avez besoin de plus amples renseignements sur la façon d’envoyer une invitation à la lieutenante-gouverneure, veuillez communiquer avec le Bureau de la lieutenante-gouverneure (709-729-2669) ou par courriel à reginawhiteway@gov.nl.ca

Lorsque la lieutenante-gouverneure accepte une invitation, le gestionnaire des événements de la résidence de la lieutenante-gouverneure communiquera avec l’organisation qui a envoyé l’invitation. Les directives sur le protocole et les autres documents pertinents, le cas échéant, sont également fournis par le Bureau de la lieutenante-gouverneure.

Dans le mois précédant la date de l’événement, on communiquera avec les organisateurs pour clarifier toute question, le cas échéant. Le gestionnaire des événements apportera son aide en ce qui a trait au protocole et aux échéanciers, par exemple l’heure d’arrivée de la lieutenante-gouverneure, l’accueil à la porte, la réception, la présentation de la lieutenante-gouverneure par le maître de cérémonie, l’exécution du salut royal, l’attribution des places, les procédures de départ, etc.

Remarques : Tout changement apporté au programme de l’événement après la première consultation avec le gestionnaire des événements doit être approuvé par ce dernier avant la tenue de l’événement. Un aide de camp sera assigné par le gestionnaire des événements.