Lignes directrices sur les invitations et les événements

Un protocole précis est prescrit concernant les apparences publiques de la lieutenante‑gouverneure aux événements et aux réceptions. Ces renseignements devraient constituer des directives suffisantes pour la plupart des scénarios. Toutefois, en cas de doute, il faut toujours communiquer avec le Bureau de la lieutenante‑gouverneure pour obtenir des précisions ou des conseils en composant le 709‑729‑4738.

Protocole lié à l’entrée principale

Dans le cas d’un cortège officiel dans le cadre d’un événement, la lieutenante‑gouverneure et les invités qui l’accompagnent (le cortège vice-royal) entrent dans la salle en dernier. Le groupe est précédé d’un aide de camp. Pour des dîners de moindre envergure ou moins formels, les changements peuvent être acceptables, mais la lieutenante-gouverneure doit toujours être la dernière personne à arriver. Toute modification à l’événement doit être approuvée par le gestionnaire des événements.

Une fois que les invités, les convives à la table d’honneur et les autres dignitaires sont arrivés, tous les participants sont priés de se lever, et l’entrée de la lieutenante‑gouverneure doit être annoncée. Il est approprié de la part du président ou du maître de cérémonie de faire une simple annonce comme : « Mesdames et Messieurs, veuillez vous lever pour l’entrée de l’honorable Judy Foote, lieutenante‑gouverneure de Terre-Neuve-et-Labrador, et (s’il l’accompagne) Son Honneur Howard Foote. »

La lieutenante-gouverneure entre ensuite dans la salle où se tient l’événement. Le maître de cérémonie annonce l’arrivée de la lieutenante-gouverneure en disant : « Son Honneur l’honorable Judy Foote, lieutenante-gouverneure de Terre-Neuve-et-Labrador », et (s’il l’accompagne) « Son Honneur Howard Foote. »

Salut royal

Pendant les événements, et une fois que la lieutenante-gouverneure est annoncée et qu’elle arrive à son siège, l’aide de camp indique à l’orchestre, au pianiste ou à l’organiste qu’il est temps de jouer le salut royal.

Le salut royal, autrefois connu sous le nom de salut vice-royal, est composé des six premières mesures de « Dieu protège la Reine » et des quatre premières et dernières mesures de « Ô Canada ». Ces hymnes sont joués l’un après l’autre, sans interruption.

Par la suite, tous les invités peuvent s’asseoir à moins que le maître de cérémonie ne leur ait demandé de demeurer debout pour la bénédiction ou les hymnes nationaux. La lieutenante-gouverneure doit être informée à l’avance si la bénédiction sera dite, et par qui.

Arrivée à une réception

Lorsqu’une réception a lieu avant un événement, la lieutenante-gouverneure se présente de 20 à 30 minutes avant l’événement. Par exemple, si une réception commence à 18 h et que le souper est servi à 19 h, la lieutenante-gouverneure se présente entre 18 h 30 et 18 h 40. Il existe des exceptions à cette règle, notamment :

  • si une haie d’honneur est prévue pour 18 h 30, la lieutenante-gouverneure arrivera entre 18 h 15 et 18 h 20;
  • lorsqu’elle assiste à une prestation d’une chorale ou à une pièce de théâtre par exemple, la lieutenante-gouverneure arrive environ 10 minutes avant le début;
  • pour les services religieux, la lieutenante-gouverneure arrivera 10 minutes avant le début du service.

Accueil de l’hôte

L’hôte rencontrera la lieutenante-gouverneure à la porte de l’immeuble. Des dispositions doivent avoir été prises antérieurement concernant le rangement en lieu sûr des vêtements d’extérieur.

Lorsque l’événement a lieu dans un hôtel, le gestionnaire ou le gestionnaire de service doit également rencontrer la lieutenante-gouverneure. Un ascenseur, au besoin, doit être retenu, et le gestionnaire ou le gestionnaire de service doit accompagner la lieutenante-gouverneure vers le lieu de l’événement à l’entrée et en revenir avec elle. L’aide de camp informera l’hôtel de l’heure d’arrivée.

Même si la lieutenante-gouverneure connaît le nom de l’hôte, il incombe à l’aide de camp de les présenter. Il convient de s’assurer que la lieutenante-gouverneure connaît le nom de toutes les principales personnalités présentes à l’événement.

Rencontre avec les dignitaires

La lieutenante-gouverneure sera escortée dans une salle de réception pour rencontrer les invités spéciaux ou les dignitaires. La rencontre entre la lieutenante-gouverneure et les invités spéciaux et les dignitaires peut avoir lieu de deux façons. La lieutenante‑gouverneure peut faire partie d’une haie d’honneur ou, au contraire, ce sont les invités qui forment une ligne, que la lieutenante-gouverneure salue l’un après l’autre.

Dans le cas d’une haie d’honneur, l’aide de camp présentera l’invité à la lieutenante‑gouverneure. L’invité se déplace ensuite pour rencontrer l’hôte et les autres dignitaires qui se trouvent dans la haie.

L’approche privilégiée est celle selon laquelle l’aide de camp présente les invités spéciaux et les dignitaires à la lieutenante-gouverneure. Ces derniers doivent former une ligne ordonnée pour assurer le déroulement harmonieux des présentations effectuées par l’aide de camp.

L’étiquette dicte le serrement de mains pendant les présentations. Il n’est pas requis de hocher la tête, de s’incliner ou de faire une révérence.

S’il reste du temps entre la réception et le repas, la lieutenante-gouverneure circule habituellement parmi les invités. L’hôte doit rester avec la lieutenante-gouverneure pour participer aux présentations et fournir des renseignements, au besoin.

Afin d’éviter toute confusion lors des présentations, il est préférable d’utiliser la phrase suivante : « Votre Honneur, puis-je vous présenter __________________. » Si l’hôte ou l’aide de camp emmène un autre invité, cela indique à la personne qui parle à la lieutenante-gouverneure que sa conversation est terminée.

Sièges

En règle générale, la lieutenante-gouverneure s’assied à la droite de l’hôte, peu importe si un conférencier ou un autre invité distingué est présent. Bien sûr, la lieutenante‑gouverneure cède la priorité au souverain, au chef d’un État étranger ou au gouverneur général.

L’aide de camp vérifie la disposition des places en arrivant à l’événement pour s’assurer qu’aucun changement n’a été fait et informe la lieutenante-gouverneure de la liste des invités qui seront à la table d’honneur.

Les présentations à la table principale sont généralement faites par l’hôte, de l’invité le plus éloigné à gauche de l’hôte jusqu’au centre, puis de l’invité le plus éloigné à droite de l’hôte jusqu’au centre. La lieutenante-gouverneure est la dernière à être présentée.

L’aide de camp ne s’assied pas à la table d’honneur, mais à proximité, afin qu’il puisse facilement avoir un contact visuel avec la lieutenante-gouverneure et lui offrir un service immédiat, au besoin.